Installateure sollten beim Aufbau der Ladeinfrastruktur auch schon die Inbetriebnahme mitdenken. Eine korrekte Einbindung des MID-Zählers, die Einrichtung von Nutzerprofilen sowie eine vollständige Dokumentation sind entscheidend. Für Installateure bedeutet das, nicht nur die Wallbox zu installieren, sondern immer auch den Abrechnungsprozess mitzudenken – von der technischen Identifikation der Nutzer bis zur datentechnischen Übergabe an den Arbeitgeber. Nur wenn beides zusammenpasst, kann die heimische Ladeinfrastruktur im Dienstwagenkontext zuverlässig funktionieren.
An öffentlichen Ladepunkten ist der Prozess für Dienstwagenfahrer klar: Der Fahrer hält seine Ladekarte oder App vor die Ladesäule und aktiviert den Ladevorgang. Der Ladepunktbetreiber (Charge Point Operator, kurz CPO) erfasst und speichert die Messwerte eichrechtskonform und manipulationssicher. Die Daten landen automatisch im Abrechnungssystem des Arbeitgebers.
Beim Laden zu Hause hingegen muss der Strombezug aus dem Haushaltsnetz eindeutig von privaten Verbräuchen getrennt und rechtskonform messbar sein. Nur dann kann der Arbeitgeber die Kosten erstatten. Seitens des Arbeitgebers gibt es zwei Möglichkeiten die Kosten zu erstatten, sagt Dirk Burghaus. „Als Pauschale oder kilowattstundengenau“, sagt der Leiter Produktmanagement bei Mennekes. Die Pauschale sei einfach anzuwenden, aber ungenau und oft ungerecht. Sie könne Vielfahrer benachteiligen, da sie weder das individuelle Fahrprofil noch reale Strompreise abbilde. „Bei der kilowattstundengenauen Abrechnung übernehmen Arbeitgeber die exakten Kosten für das heimische Dienstwagenladen“, sagt er.
MID-Zähler als technische Basis für die Dienstwagenabrechnung
Grundlage sei ein MID-zertifizierter Stromzähler in der Wallbox. Das bedeutet: Die Ladelösung zuhause muss nicht zwingend eichrechtskonform sein, aber sie muss Messdaten erzeugen, die als Grundlage für eine Kostenerstattung belastbar sind. Ein MID-Zähler erfasst den geladenen Strom exakt und manipulationssicher. „Er reicht als Messmittel aber nur dann aus, wenn sichergestellt ist, dass nur das Dienstfahrzeug am Ladepunkt geladen wird“, sagt Burghaus. Daher sei ein Zugangsschutz für die Wallbox sinnvoll, etwa über RFID-Chips.
Wird jedoch ein anderes Fahrzeug an der gleichen Wallbox geladen – etwa ein privater Zweitwagen, das Auto des Partners oder ein Gästefahrzeug – und sollen die Energiemengen verschiedenen Nutzern zugeordnet werden, genügt ein MID-Zähler nicht mehr. In diesem Fall ist eine eichrechtskonforme Wallbox oder ein Messsystem nach Mess- und Eichgesetz (MessEG) erforderlich, das die Ladevorgänge rechtssicher voneinander trennt und abrechenbar macht. Eine rein softwareseitige Trennung der Ladevorgänge über RFID oder Nutzerprofile ändert daran nichts, da in diesem Fall ein einziges Messgerät abrechnungsrelevante Werte für mehrere Parteien liefert und damit automatisch in den Anwendungsbereich des Eichrechts fällt.
Dafür bietet Mennekes auch eichrechtskonforme Ladesysteme mit integriertem Abrechnungsservice. Die Geräte sind per Mobilfunk miteinander vernetzt; alle Ladedaten werden rechtssicher erhoben, ausgewertet und übertragen. „Installateure sollten je nach fester Zuordnung von Dienstfahrzeug und Wallbox entscheiden, ob ein eichrechtskonformes Gerät nötig ist“, sagt Burghaus.
Moderne Systeme integrieren die Ladedaten direkt in eine App oder in ein Backend, das die Messwerte sicher archiviert und in einem für Arbeitgeber verwertbaren Format bereitstellt. Bei Mennekes erstellt die passende App einen Ladereport im PDF- oder Excel-Format. „Neben einer Kostenübersicht pro Zeitraum zeigt dieser auch eine genaue Einzelauflistung der Ladungen“, sagt der Produktleiter. „Nutzer können einen automatischen Mailversand einrichten, der schon eine Aufforderung zur Kostenerstattung mit allen notwendigen Angaben enthält“, sagt Burghaus.
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Beim Laden und anschließenden Abrechnen von Firmenfahrzeuge in privaten E(Z)FH und in MFH (WEG) gibt es das MWSt-Problem, dass MID Zähler nicht lösen können
Wie ist das MwSt.-Problem denn genau definiert?
Du meinst, dass der Privatmann keine USt. ausweisen kann?
Aus meiner Sicht wird da ein relativ trivialer Vorgang künstlich kompliziert. Klar kann man auch das Aufladen anderer Fahrzeuge dem Arbeitgeber unterschieben – das kann mam aber genauso an öffentlichen Ladesäulen und ebenfalls beim Tanken. Schließlich interessiert es keinen Tankstellenmitarbeiter, welches Auto da gerade mit Firmenkarte betankt wird. Betrügen kann man überall, wenn man will.
Betrügen kann man überall. Das ist richtig, jedoch muss man sich bewusst sein, wenn der Arbeitgeber dir auf die Schliche kommt, kannst du mit einer fristlosen Kündigung rechnen, da bedarf es nicht mal einer Abmahnung. Wer es trotzdem tut, hat enormes kriminelles Potenzial oder zu geringen Intellekt.
Hier werden Anforderungen formuliert, die es so m.E. nicht gibt.
Die pauschale Vergütung fürs Zuhause laden wird zum Jahreswechsel abgeschafft. Stattdessen wird es den Arbeitgebern erlaubt, unbürokratisch anhand glaubhafter Dokumentation eine Erstattung von Stromkosten steuerfrei vorzunehmen. Da reicht auch z.B. das Ladeprotokoll, das man aus der Wallbox exportiert, ggf. manuell korrigiert um eventuelle „Gast-Lader“. Auch wenn def Strom teilweise vom eigenen Dach kommt, darf man vereinfachend den kWh-Preis aus dem Stromvertrag oder sogar den veröffentlichten statistischen Durchschnittswert ansetzen.
Das Umsatzsteuerproblem ist eigentlich auch keins. Zwar kann der Arbeitgeber aus dem privaten Ladestrom keine Vorsteuer ziehen, aber meist ist das dennoch für ihn günstiger, als wenn der MA ständig teuer öffentlich lädt.
Danke, genau das hätte ich im Artikel erwartet, da hat der Autor das aktuelle BMF Schreiben wohl nicht gelesen.
Sorry, aber geht es nur mir so, dass ich den Eindruck habe, dass es sich bei diesem Artikeln dieses Magazins um verkappte Werbung für einen Hersteller handelt: „Dafür bietet Mennekes …“. Leider stelle ich das bei sehr vielen angeblich von einem mehr oder weniger quailifizierten Autor erstellten Berichten fest. Ich habe den Eindruck, dass bestimmte Themen von Anbietern getriggert werden. Das ist dann aber weit entfernt von einer halbwegs objektiven Einschätzung eines Themas.
Guten Tag, Wir hatten hierzu auch ein YouTube-Video veröffentlicht. Der Link lautet: https://youtu.be/z3HEiMs4S3c