Die stille Bremse der Energiewende: fragmentierte Verwaltungsprozesse

Mit seiner aktuellen „Beschleunigungsagenda“ hat unlängst der Bundesverband Windenergie (BWE) wichtige Impulse gesetzt – vom Netzausbau über die Digitalisierung der Netze bis hin zur Reduktion von Redispatchkosten. Ein Aspekt bleibt dabei jedoch oft unterbelichtet: die Digitalisierung der administrativen Prozesse hinter dem Ausbau erneuerbarer Energien. Dabei wächst mit jeder neuen Anlage, ob Photovoltaik-Anlage, Windrad oder Batteriespeicher, auch der Aufwand für Dokumentation, Nachweisführung und regulatorische Pflichten.

In vielen Unternehmen der Erneuerbare-Energien-Branche haben sich administrative Abläufe über Jahre hinweg entwickelt und sind heute oft fragmentiert und uneinheitlich. Unterschiedliche Systeme, manuelle Datenübertragungen und dezentrale Ablagen führen zu Medienbrüchen und erschweren eine konsistente Datenbasis. Informationen liegen verteilt vor, Zuständigkeiten sind nicht immer eindeutig geregelt, und Prozesse bleiben oft intransparent.

Gerade bei wiederkehrenden Aufgaben – etwa im Vertragsmanagement, im Reporting oder in der Abrechnung – summiert sich dieser Mehraufwand erheblich. Ein Großteil der Zeit fließt nicht in wertschöpfende Tätigkeiten, sondern in Suche, Abstimmung und Nachbearbeitung. Die Folgen sind erhöhte Fehleranfälligkeit und eingeschränkte Steuerungsfähigkeit im Betriebsalltag.

Mehr Anlagen, mehr Aufwand? Wie Digitalisierung die Verwaltung entlastet

Digitale Lösungen sind deshalb längst kein Nice-to-have mehr, sondern ein zentraler Hebel für effiziente Betriebsführung. Eine zentrale Datenhaltung schafft Transparenz, standardisierte und automatisierte Abläufe reduzieren manuelle Tätigkeiten, und klare Kommunikationsstrukturen verbessern die Zusammenarbeit aller Beteiligten.

Wie groß das Potenzial digitaler Prozesse ist, zeigt die Praxis: Ein kaufmännischer Leiter eines Photovoltaik-Projektierers berichtet, dass papierbasierte Ablagen und isolierte Tabellenlösungen vollständig abgelöst werden konnten. Trotz einer Verzwanzigfachung der betreuten Anlagen blieb das Arbeitsvolumen in der Verwaltung über Jahre hinweg stabil. Ähnliche Entwicklungen beobachten wir auch bei Unternehmen aus der Windenergiebranche. Wachstum wird so möglich, ohne dass der administrative Aufwand proportional steigt.

Besonders komplex ist die kaufmännische Betriebsführung von Wind- und Photovoltaik-Anlagen. Über den Lebenszyklus einer Anlage hinweg können bis zu 50.000 Vorgänge anfallen – von Anforderungen aus dem EEG über Betreiber- und Investorenabrechnungen bis hin zu Pachtzahlungen. Häufig sind zahlreiche Beteiligte eingebunden, etwa Bürger als Kommanditisten oder Energiegenossenschaften mit vielen Mitgliedern. Entsprechend hoch sind die Anforderungen an ein präzises Vertrags-, Abrechnungs- und Datenmanagement.

Alles an einem Ort statt in Silos

Ein Ansatz, der zunehmend an Bedeutung gewinnt, sind digitale Betreiberportale. Denn Nutzer erwarten heute auch in der Energiewirtschaft, was in anderen Branchen längst Standard ist: Informationen müssen einfach, zentral und jederzeit verfügbar sein.

Verträge, Abrechnungen, technische Daten und projektbezogene Unterlagen werden zentral verwaltet und sind für berechtigte Nutzer jederzeit abrufbar – auch mobil per Tablet oder Smartphone. Im Betriebsalltag bedeutet das eine deutliche Entlastung: Anfragen, Dokumente und Abstimmungen laufen nicht mehr parallel über E-Mail, Telefon und lokale Ablagen, sondern gebündelt an einem Ort. Dokumente stehen in der aktuellen Version zur Verfügung, wodurch der Abstimmungsaufwand sinkt und Inkonsistenzen vermieden werden.

Auch die Kommunikation wird strukturierter. Projekt- oder anlagenbezogene Austauschprozesse erfolgen direkt innerhalb des Systems. Benachrichtigungsfunktionen sorgen dafür, dass relevante Änderungen, neue Dokumente oder Fristen nicht übersehen werden. Durch differenzierte Rollen- und Rechtemodelle lassen sich Informationen zudem gezielt steuern. Unterschiedliche Anspruchsgruppen erhalten so genau die Einblicke, die für sie relevant sind.

Freiräume für die Aufgaben schaffen, die wirklich zählen

Administrative Effizienz wird vor dem Hintergrund steigender Anforderungen zu einem zentralen Erfolgsfaktor im Anlagenbetrieb.

Gleichzeitig bleiben personelle Ressourcen begrenzt. Kapazitäten, die heute in manuellen Verwaltungsaufgaben gebunden sind, werden künftig an anderer Stelle benötigt – für strategische Entwicklung, technische Optimierung und die Weiterentwicklung von Betrieb und Portfolio. Wer administrative Prozesse frühzeitig konsequent digitalisiert, reduziert nicht nur Aufwand. Er schafft die Grundlage dafür, dass Wachstum im Anlagenbetrieb langfristig skalierbar bleibt.

—- Der Autor Ulrich Zahner ist Geschäftsführer von Allgeier Inovar, gestaltet die Digitalisierung in der Erneuerbare-Energien-Branche aktiv mit und treibt effiziente Prozesse voran. Zuvor war der ERP-Experte viele Jahre im Vertrieb des Unternehmens tätig. Heute verantwortet er neben der Unternehmensleitung die strategische und vertriebliche Ausrichtung. —-