Falls der Chef plötzlich ausfällt: Wie ich meinen Betrieb mit dem Notfallkoffer geschützt habe

Jeder Unternehmer kennt die unangenehme Frage: Was passiert mit meiner Familie und meinem Unternehmen, wenn ich krank werde? Wenn ich plötzlich länger ausfalle? Und wie wohl die meisten Unternehmer habe ich die Lösung über viele Jahre vor mir hergeschoben. Das Tagesgeschäft war immer wichtiger – die Vorsorge für Firma und Familie ist schließlich nicht produktiv im Sinne eines Umsatzes. Und mal ehrlich: Die Beschäftigung mit diesem Thema besitzt den Charme und die Verständlichkeit einer Steuererklärung oder eines Computerproblems. Ich hatte bis vor drei Jahren weder ein Testament noch eine Patientenverfügung, weder einen Ehevertrag noch eine Sorgerechtsverfügung für meine Kinder.

Damals lernte auf einem Unternehmertreffen zum Thomas Schleicher kennen. Der 42-jährige Unternehmer-Berater entwickelt seit acht Jahren gemeinsam mit seinen Kunden individuelle Notfallkoffer, die in Katastrophenfällen für klare Verhältnisse sorgen und die Firma sowie die Familie absichern. Auch für mich klang das zunächst lediglich nach rechtlicher Gestaltung und finanzieller Absicherung. Was allein schon ein mühsamer Marsch durch den Gesetzesdschungel und die Abwägung von möglichen Risiken ist. Aber Thomas hat mir erklärt, dass es auch um den Zugriff und die verständliche Organisation von wichtigen Firmendaten und vor allem um die Auswahl des Personenkreises, der im Katastrophenfall meine vielfältigen Aufgaben übernimmt. Und was der Chef der Sorgen Los GmbH aus Schwäbisch Hall nach mehr als 450 Beratungen sicher weiß und was auch für Chalupa Solartechnik gilt: Eine Person kann den Chef eines Handwerksbetriebes oder Photovoltaik-Unternehmens niemals ersetzen.

Ich hatte das Glück mit 15 Mitarbeitern schon ein kleiner Mittelständler zu sein, der Aufgaben bereits mehr oder weniger klar geregelt hat. Die Beschäftigung mit dem Notfallkoffer hat mich allerdings dazu gebracht, Strukturen zu schaffen, diese aufzuschreiben und gegenüber allen Mitarbeitern transparent zu machen. Das hat im gesamten Betrieb für Klarheit und eigentlich unbeabsichtigt für zusätzlichen Energieschub gesorgt. Vorher wusste zwar jeder „irgendwie“, was er selbst zu tun hatte und für was die anderen zuständig waren. Aber keiner wusste, ob der andere das genauso sah. Mit der aufgeschriebenen Organisationsstruktur gibt es nun eine verständliche Übersicht, wer welche Aufgaben im Betrieb hat.

Damit fielen mir die Lösungen praktisch in den Schoss. Mit meiner Schwester arbeite ich seit der Unternehmensgründung 2001 zusammen. Ich deckte die technische Seite ab, sie die kaufmännische. Sie hat wichtige Fähigkeiten, die ich nicht habe, denn sie ist Kauffrau für Groß- und Außenhandelsmanagement. Geändert hat sich im Laufe der Jahre, dass aus ihrem 450-Euro-Job eine Vollzeitstelle wurde. Sie kennt das Unternehmen und sollte ich länger ausfallen, wird sie im Betriebsinteresse weiterhin die kaufmännischen Geschicke übernehmen.

Mit Jürgen Noe habe ich einen Elektromeister angestellt, der seit mehr als zehn Jahren weitere Erfahrungen mit Photovoltaik-Anlagen sammelt. Weil er regelmäßig Weiterbildungen und Produktschulungen besucht, weiß er inzwischen technisch mehr als ich. Er ist bereits für die Technik zuständig und würde im Notfall die volle Verantwortung für diesen Arbeitsbereich übernehmen. Und schließlich arbeitet mit Manuel Mendel ein weiterer Elektromeister in dem Betrieb, der sich schrittweise aus dem Service und der Inbetriebnahme verabschiedet hat, denn seine kommunikativen Fähigkeiten sind in der Akquise noch wertvoller. Er leitet zusammen mit mir den Vertrieb und würde mich in dieser Rolle ersetzen.

In dieser Konstellation kann das Unternehmen, das pro Jahr etwa 100 Solaranlagen projektiert, installiert und in Betrieb nimmt, weiterlaufen. Doch damit bei einer langfristigen Krisensituation der Betrieb sich weiterentwickeln kann, habe ich zusätzlich einen Beirat gegründet, der sich mit Zukunftsthemen beschäftigt und die drei Führungskräfte bei strategischen Entscheidungen unterstützt. Ein befreundeter Unternehmensberater sowie ein süddeutscher Kollege aus der Solarbranche werden in meinem Sinn handeln. Das ist ein gutes Team mit Management- und Fachwissen. Auf den Kollegen kann ich mich verlassen, weil sein Unternehmen ganz ähnlich aufgestellt ist und wir aufgrund der räumlichen Distanz keine Konkurrenten sind.

Der sechsmonatige Prozess war offen gestanden mühsam, schließlich musste alles parallel zum Tagesgeschäft erledigt werden und manche Thematik musste ich durchdenken und mit anderen Beteiligten besprechen, statt vorschnell aus dem Bauch heraus zu entscheiden. Deshalb bin ich extrem dankbar, dass Thomas Schleicher mich strukturiert und schrittweise durch den Dschungel geführt hat. Ich habe enorm von seiner Erfahrung und seiner ruhigen Art profitiert. Nie hat er mir zu bestimmten Lösungen geraten, sondern gemeinsam haben wir eine Lösung erarbeitet, die genau zu Chalupa Solartechnik passt.

Alle zwei Jahre schauen wir uns an, ob das Zusammenspiel aller Faktoren noch stimmt. Das Unternehmen wächst und verändert sich schließlich, eventuell werden Personen aus dem Notfall-Team aussteigen. Ein Telefonat und ein etwa dreistündiges Treffen, dann ist mein Sorgen-Los-Notfallkoffer wieder auf aktuellem Stand. Mein Resümee: Letztlich bin ich vor allem erleichtert, dass das Vorsorgethema für mich erledigt ist und ich weiß, dass mein Unternehmen mich im schlimmsten Fall überleben wird und meine Familie finanziell gut versorgt ist.

— Der Autor Andreas Chalupa ist Gründer von Chalupa Solartechnik im nordwürttembergischen Schöntal. https://www.chalupa-solartechnik.de/startseite.html —